Datenschutzerklärung der NexaFlow AI Solutions GmbH

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns, der NexaFlow AI Solutions GmbH, ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie weiterer anwendbarer datenschutzrechtlicher Vorschriften darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen als betroffene Person zustehen.

1. Einführung und Angaben zum Unternehmen

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze ist:

NexaFlow AI Solutions GmbH
Bergstraße 12
10115 Berlin
Deutschland
E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 30 48273916

Die NexaFlow AI Solutions GmbH ist im Bereich AI-Integration, Business-Automation und Strategie tätig. Wir unterstützen Unternehmen insbesondere bei der Implementierung, Integration und Optimierung KI-gestützter Prozesse, Automatisierungslösungen und datengetriebener Geschäftsabläufe. Im Rahmen unserer Tätigkeit verarbeiten wir personenbezogene Daten insbesondere von Interessenten, Kunden, Geschäftspartnern, Website-Besuchern, Bewerbern sowie Kontaktpersonen bei Lieferanten und sonstigen Dritten.

2. Datenerhebung und -verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Leistungen, zur Kommunikation mit Ihnen, zur Vertragserfüllung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder aufgrund einer sonstigen Rechtsgrundlage erforderlich ist.

Je nach Nutzung unserer Angebote können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Stammdaten, z. B. Name, Vorname, Titel, Firma, Position
• Kontaktdaten, z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift
• Kommunikationsinhalte, z. B. E-Mails, Telefonnotizen, Chatverläufe, Terminabsprachen
• Vertrags- und Abrechnungsdaten, z. B. Rechnungsanschrift, Zahlungsinformationen, Leistungsnachweise
• Technische Nutzungsdaten, z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL
• Inhaltsdaten aus Projektanfragen, Briefings, Prozessbeschreibungen und sonstigen von Ihnen bereitgestellten Informationen
• Im Rahmen von KI-, Automations- oder Integrationsprojekten ggf. auch von Ihnen oder in Ihrem Auftrag bereitgestellte Daten, soweit diese für die Leistungserbringung erforderlich sind

Soweit wir im Rahmen unserer Dienstleistungen personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. In diesen Fällen erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf dokumentierte Weisung des jeweiligen Verantwortlichen und auf Grundlage einer entsprechenden Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bearbeitung von Anfragen und Kommunikation mit Interessenten und Kunden
• Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen
• Erbringung unserer Leistungen im Bereich AI-Integration, Business-Automation und Strategie
• Projektmanagement, technische Umsetzung, Support und Kundenbetreuung
• Terminorganisation und Durchführung von Beratungs- und Abstimmungsgesprächen
• Rechnungsstellung, Buchhaltung und Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten
• Betrieb, Sicherheit und Optimierung unserer Website und IT-Systeme
• Missbrauchs-, Betrugs- und Sicherheitsprävention
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Fall auf Grundlage insbesondere folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – auf Grundlage Ihrer Einwilligung
• § 26 BDSG – bei Datenverarbeitungen im Beschäftigungskontext, soweit einschlägig

Unsere berechtigten Interessen liegen insbesondere in der sicheren und effizienten Bereitstellung unserer Dienste, der Kommunikation mit Geschäftspartnern, der Optimierung interner Abläufe, der IT-Sicherheit sowie der Rechtsverteidigung.

5. Weitergabe von Daten und Einsatz von Dritten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt ist, Sie eingewilligt haben, dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder ein sonstiger rechtlicher Grund vorliegt.

Mögliche Empfänger können insbesondere sein:

• IT- und Hosting-Dienstleister
• Kommunikations- und Kollaborationstools
• CRM-, Projektmanagement- und Automatisierungsplattformen
• Steuerberater, Rechtsberater und Wirtschaftsprüfer
• Zahlungsdienstleister und Banken
• Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen, sofern eine rechtliche Verpflichtung besteht
• Unterauftragnehmer und technische Dienstleister im Rahmen der Leistungserbringung

Soweit wir Dritte als Auftragsverarbeiter einsetzen, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Wir wählen unsere Dienstleister sorgfältig aus und verpflichten sie zur Einhaltung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

6. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums kann im Rahmen der Nutzung bestimmter IT-, Cloud- oder Kommunikationsdienstleister erfolgen.

In solchen Fällen stellen wir sicher, dass die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO eingehalten werden. Dies kann insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der ევროკommission, geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln oder weiterer zulässiger Transfermechanismen erfolgen.

Soweit erforderlich, treffen wir zusätzliche Maßnahmen zum Schutz der übermittelten Daten. Bitte beachten Sie, dass bei Datenübermittlungen in Drittländer ein möglicherweise geringeres Datenschutzniveau bestehen kann.

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Vertrags- und abrechnungsrelevante Daten werden entsprechend handels- und steuerrechtlicher Vorgaben aufbewahrt
• Kommunikations- und Anfragedaten werden gelöscht, sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist und keine Aufbewahrung erforderlich ist
• Projekt- und Leistungsdaten werden grundsätzlich für die Dauer der Vertragsbeziehung und darüber hinaus nur im Rahmen gesetzlicher Pflichten oder zur Rechtsverteidigung gespeichert
• Einwilligungsdaten werden bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. bis zum Wegfall des Nachweiserfordernisses aufbewahrt

Sobald der Speicherzweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, löschen oder anonymisieren wir die Daten.

8. Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen die folgenden Rechte zu:

• Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit über die oben genannten Kontaktdaten kontaktieren. Wir werden Ihre Anfrage unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben bearbeiten.

9. Widerruf Ihrer Einwilligung

Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Den Widerruf können Sie formlos per E-Mail an [email protected] richten.

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Zuständig ist insbesondere die Datenschutz-Aufsichtsbehörde an Ihrem üblichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes. Für unser Unternehmen ist regelmäßig die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig.

11. Datensicherheit

Die NexaFlow AI Solutions GmbH trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, unbefugter Offenlegung und Manipulation zu schützen.

Zu unseren Sicherheitsmaßnahmen können insbesondere gehören:

• Verschlüsselte Datenübertragung mittels TLS/SSL
• Zugriffs- und Berechtigungskonzepte
• Passwort- und Authentifizierungskonzepte
• Regelmäßige Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren
• Pseudonymisierung und Datenminimierung, soweit möglich
• Vertraulichkeitsverpflichtungen für Mitarbeitende und Dienstleister
• Regelmäßige Prüfung und Weiterentwicklung unserer Sicherheitsmaßnahmen

Trotz aller Sorgfalt kann eine absolute Sicherheit bei der Datenübertragung im Internet nicht gewährleistet werden.

12. Kontaktinformationen

Bei Fragen zum Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Rechte oder zu dieser Datenschutzerklärung können Sie sich jederzeit an uns wenden:

NexaFlow AI Solutions GmbH
Bergstraße 12
10115 Berlin
Deutschland
E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 30 48273916

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen, technische Entwicklungen oder Anpassungen unserer Leistungen anzupassen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.

Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu prüfen, um sich über den aktuellen Stand der Datenverarbeitung bei der NexaFlow AI Solutions GmbH zu informieren.